DevScope develops a sharepoint solution to Sogrape

SOGRAPE
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Present in various world markets, it was precisely the strong export component that dictated the need to  develop a solution that would provide its employees such powerful tools of  work, with access to all the information, even when they are away from their offices in Portugal.

"The synergies with Exchange 2007 are obvious and we have noticed an immediate increase of productivity and flexibility on the remote access of our employees that worked away from the company." 


Carlos Alves, responsible for Sogrape’s IS Department

Situação


A Sogrape é uma empresa que possui uma forte componente de exportação e distribuição internacional, com uma filosofia de grande proximidade com os seus clientes. Carlos Alves, responsável pelo departamento de SI da Sogrape, refere “a necessidade de os colaboradores da empresa estarem junto aos clientes internacionais mas, ao mesmo tempo, continuarem com acesso aos recursos da empresa”. Isto porque, dada a dinâmica do negócio da Sogrape, quando um dos colaboradores da empresa está em França, junto a um cliente, podem estar a chegar ao mesmo tempo pedidos vindos de Itália ou de qualquer outro local. O que significa que é preciso ter capacidade para receber e dar resposta a esses pedidos, ainda antes de regressar ao escritório, em Portugal. Os colaboradores da Sogrape que estão em contacto com os clientes internacionais usam notebooks e, através de VPNs (Virtual Private Networks), acedem remotamente ao sistema da Sogrape em Portugal. Contudo, isto nem sempre era fácil:. “Havia problemas no acesso ao email”, recorda Carlos Alves, “pois a aplicação que usávamos na altura era muito pesada” e, além disso, não era fácil adaptá-la a uma nova geração de dispositivos móveis, como é o caso dos smartphones e dos PDAs. Contudo, os problemas não se ficavam por aí. “Internamente também não tínhamos qualquer solução que nos ajudasse na organização da informação ”, a qual acabava por estar dispersa por diversos recursos da infra-estrutura de TI da Sogrape.
Estávamos no ano de 2006 quando a Sogrape sentiu que era preciso dar uma resposta a esta situação. O timing revelar-se-ia perfeito. “Falámos com a Microsoft para tentar encontrar soluções para este desafio”, recorda Carlos Alves, “e acabámos por decidir tornar-nos early adopters do Windows Vista, do Microsoft Office 2007 e do Exchange 2007. O momento foi tanto mais perfeito quanto coincidiu com a renovação periódica do parque de equipamentos da empresa”. “Dantes substituíamos os equipamentos PC a PC, apenas pontualmente e de acordo com as necessidades urgentes. Mas desde há algum tempo que temos uma estratégia de renovações periódicas quer de hardware, quer de software”, explica Carlos Alves, “que é feita de forma global e organizada”. E a oportunidade de implementação de uma solução para a organização interna da informação e do acesso remoto coincidiu exactamente com um destes ciclos de renovação. A decisão de avançar para produtos acabados de chegar contrariou uma tradição da Sogrape, que tinha como política só adoptar software já com algum tempo de mercado. “Foi uma decisão muito debatida internamente, mas acabou por ganhar a ideia de usarmos as novas versões”, recorda Carlos Aves, “porque caso contrário, quando acabássemos internamente de optimizar a solução que iríamos implementar, já teríamos novas versões à porta; assim, acabámos por ter mais tempo para trabalhar as soluções e aproveitámos as novas tecnologias ao nosso dispor”.

Solução


Apesar de possuir uma equipa de TI relativamente reduzida na área de infra-estruturas – três elementos, mais um a tempo parcial – a Sogrape decidiu implementar a solução in-house, apenas com o apoio directo da Microsoft Portugal e com a consultoria da Devscope para a configuração do Office SharePoint Server. Carlos Alves diz que o apoio da Microsoft foi instrumental para “vender a solução internamente”, algo que é sempre necessário em grandes organizações, porque o factor humano é extremamente importante na implementação de qualquer alteração que tenha a ver com métodos e processos de trabalho. Nesse sentido, ainda no primeiro semestre de 2006, a Microsoft criou um conjunto de workshops que levou à Sogrape e onde foram apresentados os seus novos produtos – Windows Vista, Office 2007, Office SharePoint Server 2007 e Exchange Server 2007 – e a forma como eles poderiam contribuir para dar resposta aos requisitos da empresa. Foi decidido avançar-se e o projecto iniciou-se ainda baseado no Windows XP, no Office 2003 e no Exchange Server 2003; no final de 2006 foi então feita a migração para Windows Vista, Office 2007 e Exchange Server 2007, abrangendo mais de 300 computadores pessoais, dos quais cerca de um terço são equipamentos portáteis. Não houve qualquer configuração especial para acomodar os requisitos de hardware do Windows Vista e do Office 2007, garante Carlos Alves, referindo que as máquinas, fornecidas pela Dell, tinham configurações standard, com processadores Intel Core 2 Duo e 1 GB de RAM (2 GB de RAM no caso dos portáteis). Os mesmos equipamentos novos que foram usados para o Windows XP e o Office 2003 foram depois usados quando chegaram as novas versões do Windows e do Office.
O Office SharePoint Server 2007 foi a última plataforma a ser implementada, tendo sido usado para criar uma intranet que facilitou a organização da informação e facilitou a pesquisa e acesso aos dados, até então dispersos na empresa por vários sistemas de armazenamento, muitas vezes de forma duplicada e não consolidada.

Benefícios

A implementação do Windows Vista e do Microsoft Office System de 2007 na Sogrape foi acompanhada da substituição do antigo sistema de messaging, por Exchange Server 2007; além disso, foi criada uma intranet sobre a plataforma Office SharePoint Server 2007. Os benefícios da implementação do projecto fizeram-se sentir imediatamente. “As sinergias com o Exchange Server 2007 são evidentes e notámos de imediato uma maior produtividade e flexibilidade no acesso remoto dos nossos colaboradores que trabalhavam foram da empresa”, diz Carlos Alves. Os equipamentos com Windows Vista também demonstraram maior capacidade de resposta, quer fora, quer dentro da empresa. “Nos computadores de secretária, que estão ligados directamente à nossa rede, nota-se sobretudo um muito mais eficaz aproveitamento dos recursos de rede – é o caso da impressão, que é muito mais rápida no Windows Vista do que com o Windows XP”, diz o responsável de SI da Sogrape. Já para os utilizadores dos computadores portáteis, “onde se notou maior diferença foi na facilidade de sincronização da informação entre os notebooks e os nossos servidores – é agora muito mais transparente para o utilizador e muito mais rápida, especialmente quando se está a aceder remotamente”.
Uma das vantagens do Windows Vista é a possibilidade de facilmente serem implementadas políticas de sincronização que, juntamente com a detecção automática da velocidade da ligação, optimizam a transferência e sincronização dos dados. “Isto já existe no Windows XP, mas no Windows Vista é muito mais fácil de configurar e, além disso, funciona muito melhor. Para quem está de fora, explica Carlos Alves, “uma das coisas em que o Windows Vista mais diferença faz é em tudo o que tenha a ver com conectividade, especialmente acessos Wi-Fi – as ligações são praticamente instantâneas, enquanto no Windows XP requer alguns conhecimentos por parte do utilizador”. Mas também as diferenças entre as versões 2003 e 2007 do Microsoft Office System não se fizeram esperar. “Notamos especialmente melhorias ao nível da produtividade”, refere Carlos Alves, “devido à nova interface com os menus de contexto que mostram apenas os comandos e tarefas relevantes para o que as pessoas estão a fazer no momento”. Além disso, acrescenta, “penso que também a integração entre os diversos módulos do pacote – Word, Excel, etc. – foi bastante melhorada face à versão anterior”.
O Office 2007 foi também instrumental para a implementação de uma nova funcionalidade, em conjunto com o SharePoint Server: a da possibilidade de atribuição de etiquetas (tags) aos documentos criados, no momento de estes serem gravados no servidor. “Definimos modelos de classificação e tornámos a utilização de tags obrigatórias para os utilizadores através de uma política”, explica Carlos Alves. “Isto veio facilitar muito a procura de informação a posteriori”. A intranet foi organizada em duas grandes áreas, por empresa e por área funcional, sendo que esta última foi ainda subdividida por área pública e área de trabalho (por departamento). Foi na área de trabalho que se implementou a regra das tags para os documentos. “Aproveitámos a sinergia entre todos os produtos e também os emails, geridos pelo Exchange Server 2007, são enviados já classificados para o SharePoint, o que torna muito fácil encontrar imediatamente qualquer documento, de qualquer tipo, pois o sistema realiza também uma indexação do conteúdo”. Quanto ao Windows Vista, “é excelente para os administradores de sistemas no que diz respeito à criação de políticas”, explica Carlos Alves, “o que para nós é muito bom pois isso facilita-nos imenso o trabalho”.
E exemplifica com as políticas para os equipamentos portáteis que evitam que os utilizadores desconfigurem os equipamentos e depois tenham problemas no acesso remoto, bem como as políticas que reforçam a segurança dos dados, ao implementarem a sincronização obrigatória dos dados dos notebooks mal estes são ligados à rede, local ou remotamente. Carlos Alves salienta as vantagens desta solução ter sido criada a partir de tecnologias Microsoft que foram desenvolvidas de raiz para trabalharem em conjunto, algo que é tanto mais importante quanto praticamente tudo foi desenvolvido internamente pela equipa de TI da Sogrape. “É muito fácil desenvolver e personalizar aplicações da Microsoft”, conclui este responsável, que salienta os casos da implementação de políticas no Windows Vista ou a facilidade de configuração do servidor Exchange Server 2007.

Software e Serviços


• Windows Vista Business
• Microsoft Office System de 2007
• Microsoft Office SharePoint Server 2007
• Microsoft Exchange Server 2007

 

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